Ako vybrať správny software

Pri písaní tohto článku som sa do veľkej miery inšpiroval odborníkom na webovu analytiku Avanish-om Kaushik-om (kaushik.net), ale aj vlastnými skúsenosťami. Jedna z kapitol v jeho publikácií poukazuje na výber vhodného softwaru pre webovú analytiku a partnera s ktorým budete ďalej spolupracovať. Z doterajších skúsenosti som presvedčený, že väčšina z uvedených bodov a otázok by si mal každý položiť pri výbere väčšiny aplikácií, ktoré bude používať (nezobrať si prvú ktorú Vám niekto podsunie). V tomto príspevku nebudem porovnávať žiadne aplikácie ani firmy. Poukážem len na veci, ktoré by bolo vhodné zvážiť pri výbere softwaru.
Ak sa jedná o voľne šíriteľný software alebo „ilegálne“ používaný software, mnohí z nás si nebudú klásť nasledujúce otázky pre výber softwaru. Bolo by to asi zdĺhavejšie, keby sme mali všetko porovnávať, konzultovať a zisťovať, keď si to môžem stiahnuť zadarmo, vyskúšať a keď sa mi to nebude páčiť, na trhu nájdem desiatky ďalších vhodných systémov. Áno je to logické. Ak sa však jedná o veľkú aplikáciu pre firmu, alebo software, za ktorý mám platiť, začneme už zvažovať čo je pre nás vhodné, koľko chcem investovať, či na trhu neexistujú aj open source riešenia, ktoré dokážu splniť moje požiadavky, a čo bude nasledovať.
Základné otázky, ktoré by sme si mali položiť:

• Čo vlastne chcem?
  Cieľom je nájsť cenovo dostupný a dobrý nástroj v rukách správnych ľudí.
  Každý by mal vedieť, čo od programu očakáva, čo by s nim chcel robiť? Aké sú možnosti? A čo vlastne potrebujem? Napríklad pri výbere redakčného systému pre tvorbu webu: chcem písať aj blogy? Chcem niečo rýchle a jednoduché? Budem postupne pridávať nové moduly a rozšírovať funkcionalitu svojho webu?
  Kam sa nechceme dostať:
  Mať cenovo dostupný, ale zlý nástroj!
  Mať drahý nástroj v rukách nesprávnych ľudí (ľudia, ktorý nevedia využiť jeho možností)!
• Čo sa pýtať poskytovateľa softwaru pred tým, než sa s nim dáte dohromady?
  K väčšine týchto otázok sa asi budete uberať pri výbere veľkého softwaru do vašej spoločnosti, kde ich implementácia a nasadenie bude trvať dlhšie ako pár hodín, nebude zadarmo a do procesu výberu bude zainteresovaných viac ľudí. Asi by nebolo rozumné, aby ste pri kúpe softwaru za 1000€ vypisovali vedeniu firmy, ktorá ho ponúka. Odpovede by ste sa možno tak skoro nedočkali, alebo by ste strávili hodiny času kým by ste došli k záveru, kto je pre vás najvhodnejší partner. A ako všetci vieme, čas sú peniaze 🙂
  Väčšina firiem vyberá nástroj tak, že každý kto s ním ma pracovať (alebo aspoň zodpovedný za dané sekcie) spíšu čo by potrebovali, a dodávateľ na otázky a podnety zodpovie. Pri veľkých nástrojoch často na väčšinu otázok dostanete odpoveď „áno“ a potom sa už zohľadni len cena alebo kto sa na Vás najviac usmieva, alebo „kto dá niečo bokom“. Pri výbere takýchto nástrojov však ide o budúcnosť vašej firmy, jej ďalšie fungovanie a postavenie na trhu, preto je potrebne zvážiť aj iné faktory a položiť aj otázky, ktoré Vám naozaj veľa prezradia a „oddelia zrno od plevu“
• Určte svojho partnera (pilotné skúšanie nástroja)
  Po prehodnotení čo vlastne potrebujete a zodpovedaní otázok od dodávateľa si už vyberiete svojich favoritov. Teraz nastáva čas, kedy po teoretických prezentáciách a boji dodávateľov o vašu priazeň idete ozaj do boja. Prichádza fáza testovania toho, čo vás najviac oslovilo. Treba si uvedomiť, že testovať musíte aj bezplatné aplikácie, aby ste zistili, či je to naozaj nástroj, ktorý chcete a dokáže uspokojiť vaše potreby.

  Z knihy Webová analytika 2.0 som vybral kľúčové body, ktoré bude potrebné posudzovať pri väčšine nástrojov (teda nie len špecifických pre analytické nástroje) pri pilotnom projekte. V závislosti od problematiky, môže byť tento zoznam rozšírený.

  Kľúčové oblasti:
  Použiteľnosť – zaistenie aby koncoví užívatelia boli schopný nástroj používať. Čo sa dá zistiť intuitívne, koľko školení bude potrebných a podobne.
  Funkcionalita – vyskúšať aplikáciu v reálnom prostredí, či naozaj dokáže to čo bolo sľúbené a či to má pre spoločnosť skutočnú hodnotu.
  Technické otázky – čo všetko bude potrebné zabezpečiť pre kompletnú implementáciu vo vašom podniku (hardware, ľudia, nastavenia, prepojenie s inými systémami). Nájsť obmedzenia, ktoré by sa mohli vyskytnúť.
  Odozva – odozva softwaru na spracovanie dát, dostupnosť reportov a pod. Ale aj odozva poskytovateľa napríklad na vaše špeciálne otázky, úroveň dokumentácie a pod. Tu je vhodné si uvedomiť, že počas testovania nebudete mať toľko dát a také zaťaženie ako počas plnej prevádzky a taktiež potencionálny dodávateľ k vám môže pristupovať inač, ako keď si ho už vyberiete za partnera.
  Celkove náklady na vlastníctvo – bolo to spomenuté aj v otázkach na dodávateľa, ale aj počas testovania si musíte zvážiť dodatočné náklady, ktoré nemusia byť hneď jasné (licencie, formality, školenia…).
  Dostatok času na testovanie – Vybavte si od poskytovateľa dosť času na testovanie. Čas si stanovte od implementácie nástroja, nie dodania (implementovanie aj testovacej verzie, môže trvať dlhšie ako ste pôvodne plánovali)
  Buďte férový – ak testujete viacej nástrojov, každý z nich testujte za rovnakých podmienok a pri rovnakej úlohe.
  Zapojte svojich kolegov – Zapojte do testovania aj nováčikov aj odborníkov. Každý z nich môže byť počas testovania prínosom a uistíte sa či nástroj vyhovuje rôznym typom užívateľov.
  Vyskúšajte kvalitu podpory – ak narazíte na problém, skúste nájsť riešenie v dostupných zdrojoch (manuál, zdroje na webe, online podpora, diskusné fóra…). Ako bolo uvedené v bode odozva – počas testovania by ste mohli mať vyšší stupeň podpory ako v reálnej prevádzke. Preto je potrebné overiť čo budete schopný vyriešiť sami a aké sú možnosti získania potrebných informácií.
  Porovnajte čísla – v každom nástroji budete pravdepodobne robiť aj nejaké reporty a extrakty. Porovnajte výsledky z rôznych nástrojov. Čísla možno nebudú úplne sedieť, ale to by Vám mohol zodpovedať poskytovateľ akým spôsobom meria dané veličiny, alebo ako vykonať potrebné nastavenia.
  Vyskúšajte každodenné činnosti – vyskúšajte si činnosti, ktoré budete robiť každý deň. Aké sú možnosti, ako dlho to trvá a aké sú obmedzenia alebo možnosti automatizovania (predsa len, budete ich robiť každý deň).

• Skontrolovanie SLA (Service Level Agreement) v zmluve s poskytovateľom a vyjednávanie pred podpisom
  Predtým ako podpíšete zmluvu, je potrebné skontrolovať dohodnuté služby. Parametre SLA, ktoré požadujete od poskytovateľa ovplyvnia cenu ročnej zmluvy a preto aby ste dôkladne zvážili svoje potreby čo musíte mať a čo pre Vás nie je dôležité.
  Uvediem len oblasti, na ktoré poukázal Steve Medcraft a ktoré Vám pomôžu skontrolovať SLA:
  – Dostupnosť a odozva softwaru a funkcionality
  – Dostupnosť dát a reportov
  – Podpora technckých otázok a riešenie najlepších postupov
  – Bezpečnosť
  – Komunikácia
  Dôležité body si spíšte ako dodatok. To čo bude uvedené v zmluve, môže do značnej miery ovplyvniť vašu ďalšiu spoluprácu.

Tak ako som už spomenul, je dosť možné, že k uvedeným bodom sa dostanete len ak budete vyberať drahý nástroj do veľkej firmy. Možno Vám však tieto body poukážu, čo je potrebné si všímať, na čo si dávať pozor a na čo sa pýtať pri výbere softwaru a teda aj vášho dodávateľa.