Čo sa opýtať firmy, než si ju vyberiete za dodávateľa

V článku ako vybrať správny software bolo spomenuté, že pre „oddelenie zrna od pleva“ je potrebné sa aj pýtať. Kto sa nič neopýta, nič sa nedozvie. Klásť správne otázky na potencionálnych dodávateľov a získať k ním odpovede, môže byť pri výbere aplikácie pre vašu firmu rozhodujúce. Nie len, že získate dôležité informácie o softwary ale aj o jeho dodávateľovi a teda aj vašom budúcom obchodnom partnerovi. Zo skúsenosti viem, aké je dôležité vybrať vhodný nástroj a aké problémy môžu vzniknúť ak sa rozhodnete nesprávne. Okrem straty finančných prostriedkov, stratíte aj veľa času, energie, zamestnanci budú negatívne pristupovať ku nasadeniu nového softwaru a ďalším zmenám vo firme. Aj preto som sa rozhodol doplniť predchádzajúci článok o výbere softwaru o ďalšie zaujímave informácie, ktoré Vám pomôžu pri rozhodovaní a výbere aplikácií.

Otázky, ktoré by Vám mohli uľahčiť rozhodovanie pri nákupe softwaru.

• Aký je rozdiel medzi vašim nástrojom a iným lacnejšími prípadne bezplatnými nástrojmi.
  V dnešnej dobe existuje na trhu mnoho aplikácií a takmer v každej oblasti existujú aj bezplatné alebo veľmi lacné nástroje. Napríklad pri webovej analytike je to nástroj od Googlu. Treba si uvedomiť, že používaním bezplatného nástroja sa vaše náklady neznížia na nulovú hodnotu. Podľa Kaushika je cena nástroja na webovú analytiku v pomere 10:90 (10 – cena nástroja, 90 – ďalšie výdavky, nasadenie systému, konzultácie, odborníci, hardwarove riešenia..). Za relevantné argumenty pri tejto otázke sa nenechajte „oklamať“, že vaše dáta sú ohrozené alebo že pri bezplatných aplikáciach neexistuje podpora. Mnoho známych aj bezplatných aplikácií ma dostatočne ošetrenú bezpečnosť a niekedy môže byť podpora ešte lepšia ako pri platených programoch (nemusí to byť pravidlo, ale pri mnohých nástrojoch tieto argumenty nemusia byť kľúčové). Preto je potrebné očakávať iné argumenty, ktoré budú mať pre Vás pridanú hodnotu a ktoré naozaj oceníte, keď si už za to zaplatíte.
• Zistiť kľúčové vlastnosti softwaru, ktoré sú v danej oblasti dôležité.
  Pri výbere nástroja pre webovú analytiku to môžu byť nasledujúce otázky na dodávateľa:
  – Akú techniku zberu dát používate?
  – Ktoré funkcie vašeho nástroja umožňujú segmentovať dáta?
  – Aké možnosti mám pre export dát zo systému do našich iných podnikových systémov?
  – Aké funkcie ponúkate pre integrovanie dát z iných systémov do vášho?
  Mnohé z týchto otázok sú špecifické pre vybranú oblasť a pravdepodobne sa budete musieť poradiť s odborníkmi, čo je pre vás zaujímavé. Preto musíte nájsť aj pri vami požadovanom softwary kľúčové „problémy“ a funkcie, ktoré potrebujete. Pri veľkých podnikových systémoch v rôznych oblastiach, tak ako aj pri webovej analytike budete musieť riešiť exportovanie dát a integrovanie dát z iných systémov.
• Dokážete vyčísliť celkové náklady vlastníctva vášho nástroja?
  Treba si uvedomiť, že celkové náklady môžu byť oveľa vyššie, ako ceny ktoré firmy uvádzajú v katalógoch alebo ktoré prezentuje firma za nástroj. Opäť sa odvolávam na tvrdenie, že cena nástroja je v pomere 10:90 v porovnaní ku celkovým nákladom.
  Celkové náklady môžu byť navýšené za dodatočné licencie, neštandardné rozšírenia aplikácie, podpora na ďalšie obdobie, profesionálne služby (inštalácia, riešenie problémov..), dodatočný hardware, ktorý sa bude používať, ďalšia pracovná sila, náklady na odborníkov, analytikov a konzultantov, ktorý Vám pomôžu z nástrojov vyťažiť niečo užitočné.
  Možno ste si už uvedomili, že ani bezplatné aplikácie a nástroje nebudú úplne zadarmo a aj tu budete musieť investovať financie, aby Vám vybraný nástroj niečo priniesol a aby ste ho mohli naplno využívať.
• Akú úroveň podpory ponúkate? Čo ponúkate zdarma a čo za poplatky? Je podpora 24 hodín denne, 7dní v týždni?
  Hlavne pri veľkých aplikáciach budete počas prezentácie počuť, že podpora je zdarma. Niektoré obmedzenia však nemusia byť na začiatku popísane a na to treba včas prísť, aby ste neboli neskôr nepríjemne prekvapený. Treba prísť na to akú podporu dodávateľ naozaj zabezpečuje, v akom čase a koľko budete musieť priplatiť ak budete chcieť lepšiu podporu alebo podporu 24/7. Treba si uvedomiť, že kúpou nástroja častokrát problémy prichádzajú a bude ešte veľa úloh, ktoré bude potrebné riešiť.
• Vízia do budúcna. Zistite dve vlastnosti, ktoré dodávateľ pripravuje aby si udržal náskok pred konkurenciou?
  Pri týchto otázkach sa možno nedozviete presné kroky a funkcie, ale dozviete sa koľko toho daná firma vie o svojej pozícií na trhu a o konkurencii. A možno sa dozviete niečo čo ste naozaj nečakali alebo niečo o inom dodávateľovi, ktorého tiež zvažujete. Určite by Vás malo niečo naozaj ohromiť aby ste si vybrali tohto dodávateľa. Každý, hlavne dodávateľ veľkého systému pre vašu spoločnosť by mal pozerať aj do budúcna a poznať konkurenciu.
• Prečo s vami vypovedali zmluvu vaši poslední zákazníci a čo používajú teraz?
  Pravdepodobne často budete počúvať obchodné reči, než priamu odpoveď. Pri tejto otázke si treba uvedomiť, že nekupujete len nástroj, ale kupujete si aj partnerstvo. A prínos správnych ľudí môže byť z dlhodobého hľadiska hodnotnejší ako nástroj.

Verím, že tento článok, ako aj článok ako vybrať správny software Vám pomôžu pri výbere softwaru a dodávateľa, alebo Vás prinútia zamyslieť sa, čo všetko je potrebné zohľadniť. A keď si tak človek uvedomí, tieto body a otázky, ktoré sme predložili v týchto dvoch príspevkoch možno aplikovať aj v iných oblastiach kde chceme investovať alebo nadviazať spoluprácu.